Die E-Rechnung in DATEV

E-Rechnung im B2B-Bereich wird ab 2025 Pflicht!

Wichtige Information für dich: Ab dem Jahr 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen und empfangen. Diese Regelung wurde im Wachstumschancengesetz verabschiedet und vom Bundesrat am 22. März 2024 nach einem Vermittlungsverfahren bestätigt.

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Was bedeutet Die Pflicht für dich?

• Ab 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können: Du musst in der Lage sein, elektronische Rechnungen von deinen Geschäftspartnern zu empfangen und zu verarbeiten.
• Ab 2027 musst du E-Rechnungen ausstellen: Ab 2027 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden.
• Ausnahmen: Es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, z. B. für Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz bis zu 22.000 Euro und für Rechnungen unter 250 Euro.

Wie wird eine E-Rechnung in DATEV verarbeitet?

1. Du erhältst die E-Rechnung per E-Mail. Anschließend kannst du diese über das Modul DATEV Upload Mail oder über DATEV Upload online in DATEV Unternehmen online übermitteln. (Wichtig: DATEV Upload Mail unterstützt ausschließlich das ZUGFeRD-Format. Um die E-Rechnung im XRechnungsformat in DATEV Unternehmen online hochzuladen, müssen Sie DATEV Upload online verwenden.)
2. Optional kannst du die E-Rechnung mit den Modulen DATEV Belegfreigabe online oder DATEV Belegfreigabe online comfort digital prüfen und freigeben.
3. Nach der Rechnungsfreigabe speicherst und archivierst du die eingegangene E-Rechnung (GoBD-konform) im Modul Belege online in DATEV Unternehmen online.
4. Zum Schluss kannst du die E-Rechnung an deine Finanzbuchhaltung oder an die dich betreuende Kanzlei weitergeleitet werden.

Was versteht man unter E-Rechnung?

Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. So ist eine medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung möglich.

Dies trifft aktuell für die meisten per E-Mail versendeten PDF-Dateien nicht zu. Diese enthalten ausschließlich unstrukturierte Daten, die in einem Zwischenschritt erst ausgelesen werden müssen und somit einen Medienbruch bedeuten.

Welche Standards genau gemeint sind, dazu hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 2. Oktober 2023 bereits kürzlich Stellung bezogen. E-Rechnungen sind demnach

• ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1
• XRechnungen

Das ZUGFeRD-Format basiert auf einer PDF/A-Datei, die mit einer XML-Datei kombiniert wird. Auch die XRechnung basiert auf einem XML-basierten Datenmodell. Diese Formate sind nicht abschließend, werden aber von den Finanzbehörden derzeit ausdrücklich benannt.

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Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Die Umstellung bietet viele Vorteile für Unternehmen, wie zum Beispiel:

• Zeitersparnis: Durch die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen werden zeitraubende manuelle Prozesse wie die Dateneingabe eliminiert.
• Kosteneinsparung: Die Digitalisierung des Rechnungswesens führt zu geringeren Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung.
• Verbesserte Durchsicht: Elektronische Rechnungen ermöglichen einen transparenten und lückenlosen Überblick über den Rechnungsfluss.
• Geringere Fehlerquote: Die automatische Verarbeitung reduziert das Risiko von Übertragungsfehlern und Tippfehlern.
• Umweltschutz: Durch den Verzicht auf Papier trägt die E-Rechnung zum Umweltschutz bei.

Was musst du tun, um auf die Umstellung vorbereitet zu sein?

Um auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein, solltest du folgende Schritte unternehmen:

• Informiere dich über die neuen Regelungen: Lies dich in die Details der E-Rechnungspflicht ein und verschaffe dir einen Überblick über die technischen Anforderungen.
• Wähle eine E-Rechnungslösung: Es gibt verschiedene E-Rechnungslösungen auf dem Markt. Wähle eine Lösung, die deinen Bedürfnissen und deinem Budget entspricht.
• Teste die E-Rechnungslösung: Teste die E-Rechnungslösung deiner Wahl gründlich, bevor du sie in den produktiven Betrieb nimmst.
• Schulung deiner Mitarbeiter: Schüle deine Mitarbeiter im Umgang mit der E-Rechnungslösung.

Weitere Informationen zur E-Rechnung:

Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht findest du auf den folgenden Websites:

• Bundesministerium der Finanzen: https://eclear.com/de/artikel/bmf-beantragt-bei-eu-kommission-genehmigung-fuer-elektronische-rechnung-im-b2b-sektor/
• IHK: https://www.ihk.de/schleswig-holstein/system/veranstaltungssuche/vstdetail-antrago/5288442/11097?terminId=11097
• BMDV: https://www.einvoicing.bmwgroup.com/de.html