Erstellung von Diagrammen in Word, Excel und PowerPoint

In diesem Tutorial zeige ich dir, welche drei Schritte notwendig sind, um deine Zahlen möglichst einfach und erfolgreich mit Hilfe von Diagrammen zu visualisieren. Anschließend kannst du dein Diagramm in Word oder PowerPoint einfügen. Möchtest du deine Kenntnisse in Microsoft Excel vertiefen und so deine Effizienz im Büro steigern? Dann sind unsere MS-Excel Schulungen genau das Richtige für dich!

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Vorplanung: Das richtige Diagramm

Um ansprechende und aussagekräftige Diagramme in MS Office zu erzeugen, bedarf es einer vorhergehenden Planung, um für die vorliegenden Zahlenwerte eine geeignete Darstellungsform zu finden. Denn jeder Diagrammtyp hat einen anderen Fokus und somit eine andere Aussagekraft.

Vergleichsdiagramm

Diese Diagrammart eignet sich gut zur Gegenüberstellung von Werten, beispielsweise um die Umsätze der einzelnen Produkte miteinander zu vergleichen (Verhältnis zu anderen Werten).

Hierbei werden zwei Arten von Vergleichsdiagrammen unterschieden:

Säulendiagramm (stehende Säulen, wie bei einem Haus, Y-Achse: Größeneinheiten)

Balkendiagramm (liegende Balken, wie bei einem Hausdach, X-Achse: Größeneinheiten)

 

Verteilungsdiagramm

Bei dieser Art von Diagramm geht es nicht um eine Gegenüberstellung absoluter Zahlen, sondern um die Darstellung der Werte im Verhältnis zum Gesamtergebnis. Achte beim Kreisdiagramm (früher: Tortendiagramm) unbedingt auf einen guten farblichen Kontrast der einzelnen „Tortenstücke“, um eine gute Erkennbarkeit zu gewährleisten.

Kreisdiagramm (Darstellung der Werte in Tortenstücken, als Prozent- oder Absolutwert)

Verlaufsdiagramm

Die zeitliche Komponente ist der Hauptgrund für die Auswahl dieses Diagrammtyps. Mit Verlaufsdiagrammen lassen sich Veränderung über gewisse Zeiträume hinweg darstellen. Durch verschiedenfarbige Linien oder Flächen ist es zusätzlich möglich, mehrere Werte gegenüberzustellen. Aber Vorsicht: Zu viele Linien / Flächen (> 3) führen zu Überlagerung und dein Diagramm wirkt unübersichtlich. Hier siehst du die beiden Arten von Verlaufsdiagrammen als Grafik:

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Liniendiagramm – Flächendiagramm

Auswahl der benötigten Zahlenwerte

Markiere mit Hilfe der Mouse diejenigen Werte deiner Tabelle, die im Diagramm dargestellt werden sollen. Achte darauf, die Überschriften mit einzubeziehen.

Achtung: Werte, die nicht im Diagramm dargestellt werden, dürfen unter keinen Umständen markiert werden. Gegebenenfalls kannst du nichtzusammenhängende Werte durch das Halten der
STRG-Taste während des Markierens mit der Mouse fixieren.

Einfügen des Diagramms

Auf dem Reiter „Einfügen“ findest du in Word, Excel und PowerPoint die Gruppe „Diagramme“, die auf einen Blick alle gebräuchlichen Diagrammtypen zur Verfügung stellt. Nutze in Excel auch die Schaltfläche „Empfohlene Diagramme“, die auf Basis deiner Werteauswahl passende Diagramme vorschlägt.

Nachdem du dein Diagramm eingefügt hast, siehst du (in Excel) die markierten Zellen nach Spaltenbeschriftung (rot), Zeilenbeschriftung (lila) und Werten (blau) farbig gekennzeichnet

In Word und PowerPoint kannst du mittels der Buttons „Daten auswählen“ und „Daten bearbeiten“ den zugehörigen
Wertebereich erneut öffnen. Über „Diagrammtyp ändern“ kannst du eine andere Darstellungsform wählen. Über die Schaltfläche „Zeile/Spalte tauschen“ lassen sich ggf. die Achsen spiegeln.

Zum Schluss ein wichtiger Tipp: Achte auf sinnvolle Einheiten deiner Werte und gib deinen Diagrammen unbedingt aussagekräftige Titel. Anschließend kannst du dein Diagramm bei Bedarf mit „Copy&Paste“ in andere Dokumente oder E-Mails übertragen.

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