BlogRechnungen in Word schreiben leicht gemacht (Teil 4) – Die Rechnungsvorlage

Rechnungen in Word schreiben leicht gemacht (Teil 4) – Die Rechnungsvorlage

Im ersten Teil dieser Miniserie habe ich Ihnen meine Motivation für die Erstellung des kleinen Rechnungs-Tools erklärt. Der zweite Teil handelte um einen Quickstart Guide für den schnellen Einsatz des Tools.
In Teil drei wurden die Hintergründe zu der verwendeten Exceldatei erläutert. Dieser vierte und letzte Teil zeigt, wie das Word Dokument aufgebaut ist und was Sie persönlich im Dokument anpassen können und warnt Sie, wo Änderungen, ohne fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word und ohne detaillierte Kenntnisse in VBA für Microsoft Word, besser unterlassen werden sollten.

Wenn Sie meinen Beiträgen bis hierher gefolgt sind, gehe ich davon aus, dass sich die benötigten Dateien schon auf Ihrem Rechner befinden, wenn nicht, finden sie rechts nochmal die Download-Links zur Rechnungsvorlage.dotm und Rechnungsdaten.xlsx.

Das Wichtigste zuerst

  • Bevor Sie Änderungen an dem Dokument vornehmen, erstellen Sie eine Sicherheitskopie!
  • Wenn Sie Texte oder Textbausteine in den roten Bereichen (s.u.) des Word Dokuments nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen wollen, machen Sie sich vorher mit den Themen Textmarken und Textbausteinen vertraut!

Denken Sie immer daran:
Programmierung ist wie ein dressierter Affe. Sie kann nur das, was man ihr beigebracht hat. Sie verzeiht keine Fehler und unmotivierten Änderungen.

Aufbau des Microsoft Word Dokuments

Bei der Vorlage für das Rechnungsdokument handelt es sich um eine geschützte Vorlage. Um diese bearbeiten zu können, muss der Schutz vorher über Überprüfen -> Bearbeitung einschr. -> Schutz aufheben
entfernt werden.

WICHTIG! Denken Sie auf jeden Fall daran, den Dokumentschutz wieder zu aktivieren, nachdem Sie die Vorlage geändert haben.

Die Bereiche des Dokuments

Hinweis:
Im Folgenden spreche ich ganz bewusst von Bereichen. Soll heißen, das Dokument ist nicht in Abschnitte im Sinne von Microsoft Word unterteilt.

Wie man an der Darstellung unschwer erkennen kann, ist das Word Dokument grob in

  Die Bereiche des Word Dokuments

Die Bereiche des Word Dokuments

  • problemlos zu ändernde Bereiche (grün) und
  • einen kritischen Bereich (rot) unterteilt.

Zu den unkritischen Bereichen gehören die Kopf- und Fußzeile sowie die erste Zeile des Dokumenttextes, in der normalerweise die Absenderadresse Platz findet, und der Bereich unterhalb der Abschlussfloskel, in dem der Name des Absenders und evtl. weitere Informationen eingetragen werden.

Warum ist der rote Bereich kritisch? Sieht doch ganz normal aus.
Stimmt, aber nur auf den ersten Blick. Macht man die Textmarken über
Datei -> Optionen -> Erweitert sichtbar, …

Optionen um Textmarken sichtbar zu machen

… fällt auf, dass der rote Bereich von Textmarken durchsetzt ist. In der Abbildung habe ich die Textmarken zusätzlich farbig markiert, um sie deutlicher hervorzuheben.

Textmarken im Word Dokument

Die Textmarken werden über die VBA Programmierung mit den entsprechenden Daten aus dem Eingabeformular befüllt.

Eingabeformular

Das Eingabeformular sorgt auch für die Auswahl des richtigen Textbausteins für den Abrechnungsblock, in der obigen Abbildung von der Zeile „Pauschale“ bis zur Zeile „Gesamt“.

Verwendete Textbausteine

In dem Word Dokument kommen drei Autotexteinträge zum Einsatz. Die Auswahl der Textbausteine geschieht automatisch über die VBA Programmierung.

Die Auswahl des richtigen Textbausteins hängt einzig davon ab, welche Eingaben Sie im Eingabeformular gemacht haben.

Nochmals der Hinweis – Machen Sie sich bitte mit dem Thema Textbausteine und Textmarken vertraut, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Abschließende Worte

Das war’s für diese kleine Serie. Ich hoffe der/die ein oder andere findet Gefallen an dem kleinen Rechnungstool. Ich freue mich, über jede Art von Anregung und Feedback.

Viel Spaß beim Erstellen der nächsten Rechnungen.

Und an die Skeptiker und Kritiker:
Wenn’s funktioniert kann’s nicht verkehrt sein 🙂

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