Schluss mit dem Zettelchaos – OneNote sei Dank!

1. Einleitung

In unserer extrem vernetzten Welt werden wir heutzutage mit Informationen überschüttet. Hierbei den Überblick zu behalten ist gar nicht mehr so leicht. Vielleicht kennst du das: Was haben wir mit dem Kunden nochmal vereinbart? Wie konnte ich noch gleich den Lieferanten erreichen? Wo finde ich die Anleitung für dies und das Produkt? Viele von uns hatten oder haben sogar noch heute ihre Informationen in schriftlicher Form stets griffbereit, per Notizbuch oder mit kleinen Notizzetteln auf dem Schreibtisch.

Dass diese Methode heute nicht mehr zeitgemäß ist, liegt auf der Hand: Die Fülle an Informationen zwingt uns, den Überblick zu behalten. Und bedingt durch Homeoffice und auswärtiger Arbeit müssen wir zusätzlich auch noch von überall auf diese Notizen zugreifen können. Im Zweifel sogar nicht nur auf die eigenen, sondern die Aufzeichnungen der Kollegen, Mitarbeiter oder Teams.

Hier bietet sich ein zentrales digitales Notizbuch wie Microsoft OneNote an. Mit OneNote kannst du auf PC, Tablet oder Smartphone Texte, Tabellen, Bilder, Videos oder Links übersichtlich und in Kategorien sortiert abspeichern, idealerweise auch in der Cloud über MS Teams bzw. OneDrive.

2. Wie funktioniert OneNote?

Nach dem ersten Start von OneNote wird dir ein neues Notizbuch eingeblendet („Mein Notizbuch“). Jedes Notizbuch ist in Abschnitte in Reiterform unterteilt. Darunter befinden sich so genannte „Seiten“, die du am rechten Bildrand sehen und erstellen kannst. Um eine erste Notiz zu erfassen, nutze den Reiter „Neuer Abschnitt“ und erfasse auf der ersten „Seite ohne Titel“ Ihren Inhalt.

Jeder Eintrag bekommt einen Datums- und Zeitstempel, um später das Alter der Informationen besser nachvollziehen zu können. Sobald du im oberen Bereich der Notiz einen Titel vergibst, wird die Seite automatisch entsprechend umbenannt.

Im Menü links lassen sich natürlich beliebig viele weitere Seiten deines Notizbuchs oder über die Reiter oben weitere zusammenfassende Abschnitte erstellen. Die Abschnitte kannst du jederzeit über die rechte Maustaste umbenennen.

Innerhalb der OneNote-Notizenseite landen Informationen immer in so genannten Containern, im Grunde handelt es sich hierbei um Textfelder, die sich beliebig verschieben lassen. Hier gibt es also eine gewisse Ähnlichkeit zu den Text- und Medienelementen in Microsoft PowerPoint

3. Einfügen von Elementen in OneNote

Die Vielzahl der Formate, die von OneNote verarbeitet werden können, ist ein echter Pluspunkt der Software. Microsoft bietet etliche Schnittstellen um aus gängigen Dateiformaten von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access oder PDF-Dokumenten Inhalte einfügen zu können. Letztlich steht natürlich zusätzlich auch die Copy&Paste-Option zur Verfügung. So entstehen relativ schnell und selbsterklärend Notizen, Anleitungen, Listen oder projektbasierte Arbeiten. Ganz ohne lästige Notizzettel auf deinem Schreibtisch.

Über das Menüband kannst du neben dem Einfügen von Dateianhängen, Bildern oder Audio- und Videoaufnahmen mit wenigen Klicks auch Bildschirmausschnitte („Screenshots“) anfertigen. Nachdem du die Schaltfläche angeklickt hast, annst du mit der Maus den Bereich deines Bildschirms markieren, das Ergebnis wird dir im Notizenbereich eingefügt.

Übrigens: Das Speichern der Notizen erfolgt automatisch und muss nicht manuell gemacht werden.

4. OneNote Notizbuch freigeben

Du kannst ein OneNote-Notizbuch mit einer außenstehenden Person teilen, in dem Sie unter dem Menüpunkt „Datei“ die Schaltfläche „Freigeben“ anklickst. Anschließend kannst du die E-Mail-Adresse der Personen, die Zugriff auf dieses Dokument haben sollen, dort eingeben. Alternativ kannst du auch einen Freigabelink abrufen und per E-Mail an die passenden Empfänger versenden.