Mit Microsoft Word Serienbriefe gestalten

Wer kennt es nicht: Anschreiben, Einladungen, Informationen 
oder Angebote müssen an Kunden oder Interessenten gesendet werden. Egal ob als Brief oder E-Mail: Jede Kundenadresse, Anrede oder spezielle Kundeninfo muss in dem Schreiben enthalten sein. Den Serienbrief in Word zeigen wir dir auch in unserer Word Serienbriefe Schulung.

Eine ausführlichere Erklärung wie du einen Serienbrief erstellst, findest du hier: Die Anleitung für die Erstellung von Serienbriefen mit Microsoft Word.

Die Word Serienbrief-Funktion spart dir viel Zeit

Wenn es sich um eine große Anzahl Empfänger handelt, mutiert die Aufgabe die Briefe in Word zu erstellen zu einer regelrechten Arbeitsbeschaffungsmaßnahme und der arme Tropf, dessen Aufgabe darin besteht, in jedes Word-Dokument die individuellen Kundendaten einzutragen und es auszudrucken bzw. per E-Mail zu versenden, ist wahrlich nicht zu beneiden. Immer, wenn der restliche Teil des Dokuments identische Informationen für alle Empfänger enthält, lohnt es sich, über die Verwendung der in Microsoft Office Word enthaltenen Funktion „Seriendruck“ nachzudenken, die dir das Arbeitsleben an dieser Stelle deutlich erleichtert. Einfach ausgedrückt ersetzt man alle mit Hilfe der Seriendruck-Funktion personenbezogenen Daten durch Platzhalter, die beim Drucken des Dokuments aus einer Adressdatei automatisch eingelesen werden.

Empfängerdaten aus Word, Excel oder Access

Grundsätzlich besteht ein Seriendruck also aus zwei Dateien: Zum einen das so genannte „Hauptdokument“, also dein erstelltes Anschreiben, mit den standardisierten Angaben zum Angebot, der Einladung oder einheitlichen Kundeninformationen. Zum anderen wird eine elektronische Empfängerliste benötigt, die in tabellarischer Form vorliegen muss und unterschiedliche Dateiformate haben darf. So kannst du beispielsweise Excel-Tabellen, Access-Datenbanken oder Word-Tabellen als Datenquelle für deinen Seriendruck benutzen. Die jeweilige Empfängerliste muss spaltenweise Attribute (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, etc.) und zeilenweise Datensätze (Müller, Meier, Schulze, Schmitt, usw.) enthalten und in der ersten Zeile entsprechende Überschriften besitzen. Glücklicherweise liegen diese Dateien oftmals bereits vor, in Form von Kundenlisten oder Exporten aus Datenbank-Anwendungen wie SAP. Wichtig ist aber, hierbei auf die korrekte Schreibweise der Daten und Vollständigkeit der enthaltenen Informationen zu achten.

Wenn du nun beide Dateien vorliegen hast, kannst du ausgehend vom Hauptdokument deinen Seriendruck auf dem Reiter „Sendungen“ in Word starten. Nutze idealerweise immer nur den Seriendruck-Assistenten, der dich schrittweise anleiten wird, deinen Serienbrief oder deine Serienmail schnell und einfach zu erstellen. Klicke auf „Seriendruck starten“ und anschließend auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…“!

Der Seriendruck Assistent in MS Word

Der gestartete Seriendruck-Assistent blendet dir nun ein neues Menü an der rechten Seite ein. Ab diesem Moment führe bitte ausschließlich die Schritte auf der rechten Seite aus und „vergiss“ solange das Menüband oben in Word. Nach jedem Schritt klickst du jeweils unten im rechten Menü auf den Link „Weiter: …“

Im ersten Schritt wählst du aus, welche Art von Serien-Dokument du erzeugen möchtest. Du hast die Wahl zwischen Briefen, E-Mails, Umschlägen und Etiketten (die Funktion Verzeichnis ist ein Sonderfall und spielt für dich hier keine Rolle). In diesem Beispiel wählst du die bereits voreingestellte Option „Briefe“, die weiteren Schritte sind für E-Mails, Umschläge und Etiketten sehr ähnlich.

Anschließend wirst du im nächsten Schritt vom Seriendruck-Assistenten gefragt, ob du das aktuell geöffnete Dokument als Anschreiben verwenden möchtest, eine anderweitig vorhandene Datei oder eine Vorlage öffnen willst. Da du den Seriendruck-Assistenten ja aus dem bereits erstellten Hauptdokument gestartet haben, ist die Option „Aktuelles Dokument verwenden“ genau richtig ausgewählt.

In Schritt 3 geht es dann um die Auswahl der Empfängerliste, hier muss zuerst ausgewählt werden, ob du eine vorhandene Liste verwenden, aus Outlook importieren oder die Empfänger manuell eingeben wollen. Die Empfänger an dieser Stelle von Hand einzugeben ist natürlich unsinnig, denn schließlich willst du ja automatisieren und dir die Arbeit erleichtern, daher nutzt bereits vorhandene Daten. Du wählst „Vorhandene Liste verwenden“ und dann etwas darunter den Link „Durchsuchen“, der ein neues Dateifenster öffnet. Suche dort deine Liste und wähle diese als Empfänger-Datei aus. Je nach Dokumententyp öffnet sich eventuell ein Fenster, in dem du die Auswahl des richtigen Tabellenblattes bestätigen musst. Danach siehst eine Vorschau auf die gefundenen Empfängerdaten und kannst dies mit „OK“ bestätigen. Im gleichen Fenster lassen sich über die Schaltfläche „Übereinstimmende Felder festlegen“ nicht erkannte Spalten (z.B. Straße als Adresse, o.ä.) manuell machen.

Nach Klick auf „Weiter“ erscheint nun im nächsten Schritt des Assistenten ein Menü, in dem du die für Ihr Dokument benötigten Felder auswählen kannst. So lassen sich ein kompletter Adressblock, eine Anredezeile (Grußzeile) oder einzelne Felder wie Anrede, Titel, Name, Vorname, etc. als Platzhalter einfügen. Klicke an die Stelle des Dokuments, wo der Platzhalter eingefügt werden soll und wähle die passende Option im Menü rechts aus. Eingefügte Platzhalter-Felder stehen immer in spitzen Doppel-Klammern (<< >>). Tipp: Wähle statt „Adressblock“ lieber „Einzelne Elemente“ und füge die Adressbestandteile, übersichtlicher und besser platzierbar in Ihr Dokument ein.

Im nächsten Schritt kannst du dir in Word nun eine Vorschau deiner Serienbriefe ansehen, durch die Datensätze blättern und gegebenenfalls Fehler im Aufbau bzw. fehlende Daten erkennen. Diese lassen sich dann mit Klick auf den unteren Link „Zurück: …“ leicht korrigieren. Prüfe unbedingt sorgsam und stichprobenartig auf mehreren Seiten die Korrektheit deiner Serienbriefe. Nichts ist ärgerlicher, als einen Fehler erst nach dem Druck von hunderten Dokumenten zu entdecken und die Papiere entsorgen zu müssen.

Nutze nicht die bekannte Word-Funktion „Drucken“ im oberen Menü, denn diese würde nur das aktuell angezeigte Dokument ausdrucken. Um alle Seriendruck-Dokumente zu drucken, musst du nach Klick auf „Weiter“ im letzten Schritt im rechten Menü den Link „Drucken“ benutzen. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem du wählen kannst, ob du alle Dokumente oder nur einen gewissen Bereich von bis ausdrücken möchtest. Bitte sorge im Vorfeld dafür, dass der Drucker eingeschaltet ist, genügend Papier für den Druckvorgang eingelegt ist und informiere deine Kollegen vorab, um Überschneidungen und unnötige Wartezeiten am Drucker zu vermeiden. Der Druck von Serienbriefen kann je nach Umfang länger dauern. Über den Link „Individuelle Briefe bearbeiten“ erzeugt der Assistent anstelle eines Drucks ein neues Word-Dokument, dass alle Briefe als Einzelseiten beinhaltet und ebenfalls abgespeichert werden kann. Vergiss bitte auch nicht, deinen Serienbrief zu speichern, so kann später erneut auf das fertige Konstrukt zugegriffen werden.

So erstellst du Etiketten und Briefumschläge mit der Seriendruck-Funktion

Abschließend noch eine Info: Wenn du als Seriendruck-Dokument „E-Mail“ wählst, wirst du im letzten Schritt „Versenden“ statt „Drucken“ vorfinden. Bei den Optionen „Etiketten“ und „Umschläge“ wirst du im zweiten Schritt nach Art und Hersteller der Etiketten und dem Format der Briefumschläge gefragt.

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