Bedingte Formatierung: Termine in Outlook automatisch mit einer Farbe versehen

Wer im Unternehmen viel mit Outlook arbeitet und Unmengen von Terminen verwalten muss, freut sich über jede Möglichkeit Übersicht in seinen Kalender zu bekommen. Wir haben hier einen Ansatz für Sie aufgearbeitet, wie Sie Termine, z.B. private Termine, automatisch mit einer bestimmten Farbe versehen können. Wechseln Sie in der Kalenderansicht in Outlook auf das Register Ansicht und wählen Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Schaltfläche Ansichtseinstellungen aus.

Im folgenden Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.

Klicken Sie nun auf Hinzufügen und vergeben Sie in den entsprechenden Feldern einen Namen für die bedingte Formatierung und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Um die gewählte Formatierung für private Termine zu verwenden, klicken Sie auf Bedingung, wählen im Dialogfenster das Register Erweitert und dort die Schaltfläche Feld. Wechseln Sie in der Liste, die nun erscheint auf den Eintrag Alle Terminfelder.

Es öffnet sich eine recht lange Liste, aus der Sie den Eintrag Vertraulichkeit wählen.

Das System wechselt automatisch in das vorherige Dialogfenster zurück, welches nun so aussehen sollte.
Nun brauchen Sie im Feld Wert nur noch den Eintrag Privat auswählen, auf Zur Liste Hinzufügen und dann auf OK klicken und in Zukunft werden alle privaten Termine automatisch mit der gewählten Farbe dargestellt.
Vorsicht! Sollten Sie dem Termin eine Kategorie zugewiesen habe, so hat dessen farbliche Kennzeichnung Vorrang.

Diese Vorgehensweise lässt sich in Outlook auf alle Arten von farbigen Markierungen für Termine anwenden. Die tatsächlich größte Schwierigkeit ist es, die richtige Eigenschaft für die bedingte Formatierung herauszufinden.
Möchten Sie z.B. Termine einfärben, für die Sie als Ort „Extern“ eingetragen habe, so finden Sie diese Einstellung in der Liste Alle Terminfelder unter Termin-/Besprechungsort. Hier müssen Sie das gewünschte Kriterium „Extern“ in das Wert-Feld eintragen und auf die exakte Schreibweise achten. Ein Tippfehler an dieser Stelle oder später in der Zeile Ort ihrer Termine würde dazu führen, dass der Termin nicht wie gewünscht eingefärbt wird.