Das KI im Büroalltag Training: Entlastung im Sekretariat

Dieses Seminar zeigt Dir, wie Du generative KI im Sekretariat so einsetzt, dass sie Dich wirklich entlastet und Deine Arbeit sichtbar verbessert. Du startest mit einem verständlichen Überblick: Was kann KI zuverlässig, wo entstehen typische Fehler und wie erkennst Du Halluzinationen oder unpassende Tonalität, bevor etwas nach außen geht. Danach baust Du Dir Prompt-Bausteine auf, mit denen Du Ziele, Kontext, Zielgruppe, Stil und gewünschte Ausgabeformate sauber vorgibst. Du lernst außerdem, die KI zu Rückfragen zu zwingen, wenn Informationen fehlen, statt Vermutungen zu akzeptieren. Im praktischen Teil arbeitest Du an typischen Aufgaben: E-Mails und Briefe formulieren, heikle Antworten deeskalierend schreiben, Texte kürzen oder in eine einheitliche Unternehmenssprache bringen. Für Meetings erstellst Du Agenden, Einladungen und Entscheidungsfragen, entwirfst Protokolle mit Beschlüssen und To-dos und generierst Follow-up-Mails. Ein weiterer Schwerpunkt ist Wissensarbeit: Du lässt Dokumente zusammenfassen, erstellst One-Pager und Entscheidungsvorlagen und lernst, Ergebnisse kritisch zu prüfen und Unsicherheiten zu markieren. Zum Abschluss überführst Du die Inhalte in eigene Workflows: Du identifizierst wiederkehrende Prozesse, definierst Qualitäts- und Freigabeschritte und erstellst Regeln für Datenschutz und Vertraulichkeit. So nutzt Du KI als verlässliches Werkzeug, ohne Kontrolle abzugeben.

KI verstehen und sicher einsetzen

• Was generative KI kann und wo sie scheitert

• Qualitätscheck: Fakten, Ton, Vollständigkeit

• Datenschutz, Vertraulichkeit, Rollen und Freigaben

Prompts, die im Büro wirklich funktionieren

• Prompt-Bausteine für Ziel, Kontext, Stil und Format

• Rückfragen erzwingen statt Halluzinationen

• Vorlagen: wiederverwendbare Prompt-Snippets

E-Mails, Briefe und Tonalität

• Antworten formulieren: freundlich, klar, souverän

• Umformulieren, kürzen, eskalationssicher machen

• Mehrsprachige Kommunikation und Terminabstimmung

Meetings, Protokolle und Aufgaben

• Agenda, Einladungen und Entscheidungsfragen vorbereiten

• Protokoll-Entwürfe: Beschlüsse, To-dos, Verantwortliche

• Nachbereitung: Follow-ups und Aufgabenlisten

Recherche, Zusammenfassungen und Wissensarbeit

• Dokumente zusammenfassen und Kernaussagen extrahieren

• Vergleiche, Entscheidungsvorlagen, One-Pager

• Quellen prüfen und Unsicherheiten markieren

Eigene KI-Workflows im Sekretariat

• Standardprozesse identifizieren: wiederkehrende Texte

• Checklisten für Freigabe und Qualitätskontrolle

• Einführung im Team: Regeln, Beispiele, Do’s and Don’ts

Dieses Seminar richtet sich an Fachkräfte aus den Bereichen Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Office Management sowie Sekretariate in Verwaltung und Fachabteilungen. Es ist ideal für alle, die ihre tägliche Organisation und den Schriftverkehr durch den Einsatz moderner KI-Werkzeuge produktiver gestalten möchten.

• Routine im Umgang mit E-Mail und Office-Dokumenten

• Grundverständnis für vertrauliche Informationen und Freigaben im Unternehmen