Rechnungen schreiben leicht gemacht (Teil 2) – Getting started

Im ersten Teil dieser Miniserie habe ich Ihnen meine Motivation für die Erstellung des kleinen Rechnungs-Tools aufgezeigt.

Nun erkläre ich, wie Sie schnell und unkompliziert Ihre eigene Rechnungerstellung mit den vorliegenden Dateien automatisieren können. Appropos benötigte Dateien – sollten Sie diese noch nicht heruntergeladen haben, lässt sich das hier nachholen.

Rechnungsvorlage.dotm
Rechnungsdaten.xlsx

Wo speichere ich die Dateien?

Nachdem die Dateien heruntergeladen sind, kann man diese in einem frei wählbaren Verzeichnis oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen ablegen.
Da es sich bei der Word Datei um eine Dokumentvorlage handelt, sollte diese auch in einem entsprechenden Vorlagen Verzeichnis abgelegt werden. “entsprechend” bezieht sich hier auf die verwendete Version von MS Word.

Wohin mit der Dokumentvorlage?

In MS Word hat man, bis zur Version 2010, eigene persönliche Vorlagen im Ordner C:\users\<Nutzername>\appdata\Roaming\Microsoft\Templates gespeichert.
In der Version Word 2013 werden diese Vorlagen nicht mehr unter Datei > Neu angezeigt. Statt dessen wird unter Datei > Neu ein Ordner Benutzerdefinierte Vorlagen angeboten. Dieser Ordner liegt im Ordner Dokumente. Dort können Sie Ihre persönlichen Wordvorlagen ablegen.
Ab der Version MS Word 2016 steht dieser Ordner zwar noch zur Verfügung, aber er wird nicht sofort in der Auswahl Datei>Neu angezeigt. Allerdings ist es hier möglich, die Vorlage anzuheften, um sie beim Öffnen einer neuen Datei immer im Zugriff zu haben.
Da es versionsbedingt unterschiedliche Möglichkeiten gibt, bitte ich um Verständnis dafür, dass ich hier nicht genauer darauf eingehen kann. Es würde schlicht und einfach den Rahmen dieses Beitrags sprengen.

Erster Schritt: Optionen einstellen

Nachdem Sie die Dateien in den für Sie passenden Ordner abgelegt haben und die Dokumentvorlage oder eine neue Datei mit der Dokumentvorlage öffnen, müssen Sie als erstes die Grundeinstellungen für Ihre Rechnungen festlegen.

Hierzu wählen Sie im Register Rechnung die Schaltfläche Optionen.

Es öffnet sich das Dialogfenster Optionen.

Unabhängig von den Einträgen in den Optionen, können später im Rechnungsformular alle Daten bei Bedarf individuell angepasst werden.
Wenn für die einzelnen Werte keine Standards vorliegen, da Sie die Konditionen für jeden Auftrag individuell aushandeln, können die Felder in den Optionen mit 0 ausgefüllt werden.

Die Optionen im Einzelnen

Zum besseren Verständnis, was die einzelnen Optionen bewirken, hier das Formular zur Rechnungserstellung mit den markierten Bereichen, die durch die Optionen beeinflusst werden.

Standardeintrag Tätigkeit

Beim ersten Start wird dieses Feld noch keinen Eintrag enthalten, da die Daten aus der Exceldatei entnommen werden, deren Speicherort noch nicht bekannt ist.
In diesem Fall sollte zuerst die Exceldatei mit der Einstellung Speicherort und Name der Excel Datenquelle ausgewählt werden. Nach Auswahl der Datei das Fenster über der Schaltfläche Einstellungen speichern schliessen und dann erneut öffnen.
Nun kann hier die Tätigkeit gewählt werden, die im Rechnungsformular standardmäßig bei Position 1 (siehe Rechnungsformular) erscheinen soll.

Schwellenwert für Entfernungskilometer

Die km-Angabe, die hier eingetragen wird, entscheidet darüber, ob der Bereich 2 im Rechnungsformular automatisch eingeblendet wird, nachdem der Einsatzort ausgewählt wurde.
In der Exceldatei ist die Fahrstrecke zu den Einsatzorten (einfache Entfernungskilometer) hinterlegt, aus denen sich die km-Pauchale für die Fahrtkosten errechnen.
Wenn Sie jeden gefahrenen Kilometer abrechnen, tragen Sie hier bitte eine 1 ein.
Ich habe z.B. mit einigen Auftraggebern die Absprache, dass ich erst ab einer Entfernung von 50 km zum Einsatzort die Fahrtkosten für jeden gefahrenen Kilometer berechne. Folglich trage ich in dieses Feld eine 50 ein.

Standardsatz für Entfernungskilometer

Hier wir der Nettobetrag für die Kilometerpauschale eingetragen. Dieser Wert findet sich später in Bereich 3 im Rechnungsformular wieder.

Standardwert Tagessatz

An dieser Stelle tragen Sie bitte den Standardtagessatz ein. Auch hierbei handelt es sich um einen Nettobetrag.

Standardwert Übernachtungspauschale

Sollten Sie mit Ihren Kunden eine Übernachtungspauschale vereinbart haben, hinterlegen Sie hier den entsprechenden Nettobetrag.

Standardwert Zahlungsziel in Tagen

Hier wird das Zahlungsziel in Tagen eingetragen.

MwSt.-Satz

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Tool wurde der Mehrwertsteuersatz, bedingt durch die Corona-Krise, auf 16% gesenkt. Ab dem 01. Januar 2021 gilt wieder die Mehrwertsteuer von 19%. Diesem Umstand habe ich nachträglich mit diesem Feld Rechnung getragen.

Rechnung automatisch nach Versand drucken

Soll die Rechnung nach dem Versenden der Email automatisch gedruckt werden, setzen Sie hier ein Häkchen.

PDF Exemplar der Rechnung speichern

Grundsätzlich können Sie die Rechnung über die gesendeten Objekte oder über die Aufgaben in Outlook einsehen. Möchten Sie noch eine Kopie der Rechnung auf Ihrem System speichern, aktivieren Sie diese Option.

Speicherort der PDF Dateien

Hier wird der Speicherort für Ihre Rechnungskopien ausgewählt.

Rechnungen zusätzlich mit einer laufenden Nr. versehen

Grundsätzlich wird die Rechnungsnummer aus dem Datum erstellt, das in das Rechnungsdatum-Feld eingetragen wurde. Die Rechnungsnummer für eine Rechnung mit Rechnungsdatum 15.09.2020 wäre dann 15092020. Für meine Belange reicht dies vollkommen aus, da ich maximal eine Rechnung pro Tag erstelle.

Erstaunlicherweise hält sich aber immer noch (selbst bei Steuerberatern) der Irrglaube, dass Rechnungen mit einer laufenden Nummer versehen sein müssen und dass es bei Nichtbeachtung zu teils erheblichen Problemen mit den Finanzbehörden kommen kann. Die entsprechenden Aussagen beziehen sich auf § 14 Abs.4 Nr.4 UStG. Hier heisst es:

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“

Allerdings heisst es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 02. Januar 2019:

„Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. […] Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“

Hinweis
Ich bin kein Steuerberater und darf somit auch nicht steuerberatend tätig sein. Die vorgehende Erklärung ergibt sich aus korrekter Interpretation der Gesetzestexte.

Sollten Sie mehr als eine Rechnung pro Tag fertigen oder sich mit einer zusätzlichen laufenden Nummer sicherer fühlen, müssen Sie diese Option aktivieren. Die Rechnungsnummer für eine Rechnung mit Rechnungsdatum 15.09.2020 wäre dann 15092020/x.

Nächste laufende Nummer

Hier geben Sie den Startwert für die laufende Nummer ein. Diese kann bei Bedarf z.B. beim Jahreswechsel, wieder geändert werden. Die laufende Nummer wird bei jeder Rechnung automatisch um 1 erhöht.

Unterzeichner (Email)

Der Name, der in der Signatur unter der Email eingetragen werden soll.

Speicherort und Name der Excel Datenquelle

Wählen Sie hier bitte die Exceldatei aus, die die benötigten Rechnungsdaten enthält. Verwenden Sie auf jeden Fall die heruntergeladene Exceldatei. Der Name der Datei kann geändert werden. Die Namen der Tabellenblätter und einige andere Dinge aber nicht. Mehr zum Aufbau der Exceldatei finden Sie in Rechnungen schreiben leicht gemacht (Teil 3) – Die Excel Datenquelle.

Schaltflächen

Einstellungen speichern

Schliesst das Dialogfenster ‘Optionen’ und speichert die Einstellungen.

Zurücksetzen

Entfernt die Änderungen und stellt die Werte wieder her, die beim Öffnen des Formulars eingestellt waren. Das Formular bleibt geöffnet.

Abbrechen

Schliesst das Dialogfenster ‘Optionen’ ohne die Änderungen zu speichern.

Hier geht es zum dritten Teil