Rechnungen schreiben leicht gemacht (Teil 3) – Die Excel Datenquelle

Im ersten Teil dieser Miniserie habe ich Ihnen meine Motivation für die Erstellung des kleinen Rechnungs-Tools erklärt. Der zweite Teil ist ein Quickstart Guide für den schnellen Einsatz des Tools.
In diesem Teil werden ein paar Hintergründe zu der verwendeten Exceldatei erläutert.

Wenn Sie meinen Beiträgen bis hierher gefolgt sind, gehe ich davon aus, dass sich die benötigten Dateien schon auf ihrem Rechner befinden, wenn nicht, die Download-Links finden Sie in der rechten Spalte.

Das Wichtigste zuerst

• Ändern Sie niemals den Aufbau der Exceltabellen!
• Ändern Sie niemals die Namen der Tabellenblätter!
• Ändern Sie niemals Namen, die für Tabellenbereiche vergeben wurden!

Programmierung ist wie ein dressierter Affe. Sie kann nur das, was man ihr beigebracht hat. Sie verzeiht keine Fehler und unmotivierten Änderungen.
Änderungen in den o.g. Bereichen machen das Programm nutzlos.

Aufbau der Musterdatei Rechnungsdaten

In dieser Datei habe ich den einfachsten Weg gewählt, um die in den Rechnungen wiederkehrenden Daten festzuhalten. Dazu habe ich mir drei einfache Fragen gestellt:

1. Was ist meine Aufgabe in dem Auftrag?
2. In wessen Namen führe ich den Auftrag aus?
3. Wer ist der Kunde bzw. an welchem Ort führe ich den Auftrag aus?

Die Antworten für Frage 1 sind die Arbeitsblätter ‘Tätigkeit’, ‘Programm’ und ‘Version’, in die die benötigten Daten eingetragen werden.

Ebenso verfahren wird mit den Unternehmen, für die ich meine Aufträge ausführe. Hierzu finden sich im Arbeitsblatt ‘AG’ (für Auftraggeber) die genauen Firmenbezeichnungen und Rechnungsadressen der Auftraggeber. Zusätzlich ist noch eine Kurzbezeichnung eingefügt, die die spätere Auswahl im Rechnungsformular erleichtert.

Da bei den Auftraggebern unterschiedliche Mitarbeiter für diverse Kunden verantwortlich sind, sind meine jeweiligen Ansprechpartner im Arbeitsblatt ‘AP’ aufgelistet. Die Emailadresse ist die Adresse, an die später die Rechnung gesendet wird. Muss die Rechnung zeitgleich auch an die Rechnungsstelle oder Buchhaltung geschickt werden, befüllt man am Ende der Tabelle noch das Feld ‘CC’ mit der entsprechenden Email-Adresse.

In der Spalte ‘Status’ kann per Dropdown zwischen ‘persönlich’ und ‘formell’ unterschieden werden. An dieser Stelle taucht die erste kleine Formel auf, die anhand des Status unterscheidet, wie die spätere Anrede in der Mail erscheint (siehe Spalte ‘MailAnrede’).

Das Arbeitsblatt ‘Einsatzorte’ enthält die größte Tabelle. Neben der genauen Adresse und einer “phantasievollen” Abkürzung für den Einsatzort enthält diese Tabelle den Ansprechpartner in Form der Emailadresse, die über ein Dropdown auswählbar ist, sowie den CC Eintrag und die Anrede des Ansprechpartners für die Email. ‘APAnrede’ und ‘CC’ werden per SVERWEIS aus dem Tabellenblatt ‘AP’ ermittelt.

Einige Aufträge werden im Haus des Auftraggebers durchgeführt, aber für jeden Auftrag ist ein anderer Ansprechpartner zuständig, daher finden sich in dieser Tabelle teilweise die gleichen Adressen, nämlich die des Kunden, mit unterschiedlichen Kurzbezeichnungen. In so einem Fall, kopiere ich einfach die Adresse stumpf in die Tabelle, was gegen alle Regeln einer relationalen Datenbak verstossen mag, aber für diesen Fall (in Excel) eine akzeptable Lösung ist.

In den letzten beiden Spalten befinden sich die Entfernungskilometer zum Einsatzort und die daraus resultierende, gerundete, gefahrene Strecke (=RUNDEN(Enfernungskilometer*2;0)). Hier wäre es sicher spannend, wie man die Entfernung direkt z.B. aus Google Maps ziehen könnte. Vielleicht hat ja jemand eine Idee oder sogar eine Lösung?

Zusätzlich habe ich, auf Anregung eines Kollegen, noch das Arbeitsblatt ‘Rechnungsübersicht’ hinzugefügt, in das nach Versand der Rechnung einige Details der Rechnungen zurückgeschrieben werden.

Noch ein paar Details

Alle Listen sind als Tabellen formatiert, was eine Erleichterung bei der Erweiterung der Daten darstellt. Wem dieses Thema unbekannt ist, der sollte im Netz einfach mal nach “Intelligente Dateien in Excel” suchen. Ein wirklich spannendes Thema.
Teile der Tabellen, meist die erste Spalte, sind zusätzlich noch mit Namen versehen – auch ein lohnenswertes Thema, zu dem man viele hervorragende Beiträge im Netz findet.
Oder Ihr bucht einen Excel Kurs bei INCAS Training mit einem zertifizierten Trainer – da bleiben keine Fragen mehr offen!

Der Grund für die Namensvergabe hängt mit der VBA Programmierung zusammen. Über diese Namen ist es in VBA sehr einfach, die im Rechnungsformular verwendeten Dropdownfelder mit den richtigen Vorgabewerten zu befüllen.

Im vierten Teil dieser Miniserie werden ich erklären, wie die Rechnungsvorlage aufbebaut ist und welche Teile dieser Vorlage “gefahrenlos” angepasst werden können.

Hier geht es zum 4. Teil