BlogMicrosoft Word: Referenzen einsetzen

Microsoft Word: Referenzen einsetzen

 

(Inhalts-, Stichwort-, Abbildungsverzeichnis und Fußnoten)

 

1. Einleitung

Für umfangreichere Dokumente, wie Dokumentationen, Berichte, Nachschlagewerke oder wissenschaftliche Arbeiten ist die Nutzung des Reiters „Referenzen“ (bis Word 2013 hieß der Reiter noch „Verweise“) selbstverständlich. Denn auf eben diesem Reiter lassen sich relativ leicht und zum Teil automatisch am Anfang des Dokuments Inhaltsverzeichnisse oder am Dokumentenende Stichwortverzeichnisse, Verzeichnisse für Abbildungen oder unten auf den einzelnen Seiten Fußnoten erzeugen. In diesem Artikel werden die verschiedenen Referenzen und deren Einsatz beschrieben.

2. Inhaltsverzeichnisse in Word anlegen

In der Menü-Gruppe „Inhaltsverzeichnis“, ganz links auf dem Reiter „Referenzen“ finden Sie in MS Word die Möglichkeit, für den Leser am Dokumentenanfang eine Orientierungsmöglichkeit mit Kapitelüberschriften und Seitenzahlen einzufügen. Während man früher mühsam von Hand die Kapitelnamen und Zahlen der Seiten eingeben musste und sicherstellen musste, dass sich bei Änderungen bloß keine Seitenzahl veränderte, kann Word seit einigen Versionen dies nahezu vollautomatisch.

So sieht der Ablauf zum Erstellen von Inhaltsverzeichnissen aus:

  1. Schreiben Sie Ihr Dokument oder legen Sie
    zumindest die Kapitel an
  2. Formatieren Sie alle Überschriften, die mit in
    das Menü sollen, über die Formatvorlagen als „Überschrift1“ (das Layout der
    Formatvorlagen lässt sich anpassen)
  3. Gehen Sie an den Dokumentenanfang und fügen Sie
    mittels eines Seitenumbruchs vorne eine leere Seite ein (ggf. nach dem
    Deckblatt)
  4. Wählen Sie auf dem Reiter „Referenzen“ links
    unter „Inhaltsverzeichnis“ ein passendes automatisches Inhaltsverzeichnis aus.
    Dieses wird nun eingefügt und enthält alle formatierten Überschriften und deren
    Seitenzahlen

Bei Änderungen der Seitenzahlen
oder hinzugekommenen oder korrigierten Überschriften, empfiehlt es sich nach
Beendigung der Dokumentanpassung über die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis
aktualisieren“ das Verzeichnis auf den neuesten Stand zu bringen.

3. Stichwortverzeichnis in Word einfügen

Was das Inhaltsverzeichnis für den Dokumentenbeginn ist, um dem Leser Orientierung zu den Kapiteln und deren Auffindung zu bieten, ist das Stichwortverzeichnis als praktisches Nachschlagewerk für Schlagworte am Ende des Dokuments. Gerade bei Sachbüchern, Ratgebern oder größeren technischen Anleitungen gehört ein in Microsoft Word „Index“ genannter Abschluss zum guten Stil.

Zum Einfügen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Schreiben Sie Ihr Dokument und erstellen Sie den Index danach
  2. Markieren Sie im Text das jeweilige Wort, die im Index erscheinen soll mit der Mouse
  3. Wählen Sie auf dem Reiter „Referenzen“ rechts den Button „Eintrag markieren“
  4. Legen Sie fest, ob nur dieses konkrete Wort oder alle Seiten, auf denen es steht, markiert werden solle
  5. Nicht erschrecken: Das Festlegen von Index-Einträgen aktiviert die Absatzanzeige 
  6. Wiederholen Sie die Schritt 2, 3 und 4, bis Sie alle Worte markiert haben
  7. Gehen Sie ans Ende des Dokuments, fügen Sie ggf. einen Seitenumbruch ein und fügen Sie über die Schaltfläche „Index einfügen“ Ihr Stichwortverzeichnis ein

Über den Button „Index aktualisieren“ lässt sich das Verzeichnis bei Änderungen und Ergänzungen immer up-to-date halten.

4. Abbildungsverzeichnis in Word einfügen

Auch ein Verzeichnis der im Dokument eingesetzten Bilder, Grafiken wie SmartArts oder Diagramme kann dem Leser helfen, die gesuchte Abbildung schneller zu finden. Dieses Abbildungsverzeichnis wird, wie das Stichwortverzeichnis, am Ende umfangreicherer Dokumente eingefügt und enthält die Bildbeschriftungen und die zugehörigen Seitenzahlen.

So legen Sie es an:

  1. Schreiben Sie Ihr Dokument und fügen Sie Ihre
    Bilder und Grafiken ein
  2. Markieren Sie in Ihrem Dokument die jeweilige
    Abbildung
  3. Wählen Sie auf dem Reiter „Referenzen“ mittig
    den Button „Beschriftung einfügen“
  4. Geben Sie der Abbildung einen aussagekräftigen
    Titel, dieser erscheint unterhalb
  5. Wenn Sie alle Bilder und Grafiken beschriftet
    haben, gehen Sie ans Ende Ihres Dokumentes und fügen Sie ggf. einen
    Seitenumbruch ein.
  6. Wählen Sie die Schaltfläche
    „Abbildungsverzeichnis einfügen“

Bei Änderungen der Seitenzahlen oder neu hinzugekommenen Abbildungen nutzen Sie einfach den Button „Abbildungsverzeichnis aktualisieren“.

5. Fußnoten in Microsoft Word

 

Was ist eine Fußnote? Es handelt sich in Word um eine „Randnotiz“, eine Anmerkung, die, wie der Name schon suggeriert, am unteren Rand des Inhalts, oberhalb der Fußzeile (aber nicht in der Fußzeile!) steht. Oftmals nutzt man Fußnoten mit kleinen hochgestellten Zahlen rechts am Text für Quellen- und Seitenangaben zu Zitaten oder um Thesen weiter auszuführen bzw. Fach- oder Fremdworte kurz zu erläutern.

Zum Einfügen von Fußnoten auf den jeweiligen Seiten, gehen Sie so vor:

  1. Platzieren Sie den Mousezeiger hinter das Wort,
    an dem die Fußnotenzahl erscheinen soll
  2. Klicken Sie auf dem Reiter „Referenzen“ links
    auf „Fußnote einfügen“
  3. Wiederholen Sie dies für alle Fußnoten Ihres
    Dokuments

Wenn Sie mehrere Fußnoten auf derselben Seite einfügen, werden diese untereinander durchnummeriert platziert.

SCHULUNGEN BEI INCAS TRAINING

Wir sind Microsoft Partner und arbeiten ausschließlich mit qualifizierten Office Trainern zusammen. Die Spitzenbewertungen unserer Trainer und des Trainingsumfeldes sprechen für sich: Kurse bei INCAS Training sind der beste Weg, um sich professionell und mit Spaß einem Programm und seinen neuen Funktionen zu nähern.
Wir stehen Ihnen auch jederzeit telefonisch zur Verfügung: Sie erreichen uns unter 02151 366250

 

Schulungen die dich interessieren könnten

Bewertungen

Kundenstimme
Lucas F.
Fa. Feld Textil GmbH
star-participantstar-participantstar-participantstar-participantstar-participant
Kann man nur weiterempfehlen! In kürzestem Zeitraum lernt man alle Basisdaten konkret und ausführlich.
Kundenstimme
Michael W.
Ernst & Young Retail Services GmbH
star-participantstar-participantstar-participantstar-participantstar-participant
Ich fühlte mich in diesem Seminar hervorragend betreut. Es war sehr praxisorientiert und anschaulich.
Kundenstimme
Mausolf B.
Struers GmbH
star-participantstar-participantstar-participantstar-participantstar-participant
Tolle Schulung - kompetenter Trainer, der geduldig auf alle Fragen einging, diese beantworten konnte und darüber hinaus viele neue Anregungen mit auf den Weg gab. Die Schulung hat Spaß gemacht.
Kundenstimme
Thomas M.
Aldi GmbH & Co. KG
star-participantstar-participantstar-participantstar-participantstar-participant
Lernen in einem sehr entspannten und angenehmen Klima. Prima!