BlogFortschrittsanzeige in PowerPoint-Präsentationen

Fortschrittsanzeige in PowerPoint-Präsentationen

Powerpoint Präseentation mit Fortschrittsanzeige

Angeregt durch eine Frage in einem Seminar möchte ich Ihnen heute eine Alternative zu den altbekannten Seitenzahlen in PowerPoint vorstellen – den Fortschrittsbalken.

Mit dem hier aufgezeigten Weg können Sie einen Fortschrittsbalken in Ihre Präsentation einbauen, den Sie weder über Hilfskonstruktionen mit Tabellen noch manuell in jede einzelne Folie einfügen müssen.  Stattdessen wird per Makro ein Fortschrittsbalken eingefügt, der auf jeder Folie, abhängig von der Anzahl der Folien, um einen bestimmten Wert verlängert wird. Dies lässt sich auch ohne Programmierkenntnisse bewerkstelligen, indem Sie einfach dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen.

Hinweis

Der hier aufgezeigte Weg kann in Microsoft Powerpoint 2007, Microsoft Powerpoint 2010, Microsoft Powerpoint 2013 und Microsoft Powerpoint 2016 und Microsoft Powerpoint 2019 angewendet werden. Die gezeigten Abbildungen stammen aus Microsoft Powerpoint 2013 und unterscheiden sich nur visuell, aber nicht inhaltlich von den anderen Versionen. Um die Verwirrung in Grenzen zu halten, haben wir bewusst darauf verzichtet Screenshots von bzw. für jede Version einzufügen.

Schnelle Lösung

Brauchen Sie eine schnelle Lösung und wollen sich nicht lange mit den Details aufhalten? Am rechten Rand des Beitrags finden Sie die Musterpräsentation als Download.

Schritt 1: Entwicklerumgebung öffnen

Damit Sie den Programmcode nutzen können, verschaffen wir uns zunächst einmal Zugriff auf den VBA-Editor. Dazu müssen wir die Entwicklerumgebung in das Menüband bekommen.
Hierzu klicken Sie unter „Datei“ auf „Optionen“,

Backstage Bereich
Backstage Bereich

dann auf „Menüband anpassen“.

Powerpoint Optionen
Powerpoint Optionen

Setzen Sie ein Häkchen bei „Entwicklertools“ in der rechten Spalte …

Entwicklertools aktivieren
Entwicklertools aktivieren

… und klicken Sie anschließend auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

Schritt 2: Code eingeben

In Ihrem Menüband finden Sie nun die Registerkarte „Entwicklertools“. Klicken Sie auf „Entwicklertools“ und anschließend im Menüband auf „Visual Basic“.

VBA Editor starten
VBA Editor starten

Sie haben den VBA-Editor gestartet und benötigen nun ein Modul, in das Sie den Programmcode einfügen können. Klicken Sie hierzu auf „Einfügen“ und auf „Modul“.

Modul hinzufügen
Modul hinzufügen

Kopieren Sie den folgenden Code und fügen Sie ihn in die Modulebene ein:

Option Explicit
Public sld As Slide
Public shp As Shape

Sub EinfProbar()

Dim AnzSeiten As Long

AnzSeiten = ActivePresentation.Slides.Count

For Each sld In ActivePresentation.Slides
‚AddShape Parameter(Form (1=Rechteck), Abstand von links, Abstand von oben, Breite, Höhe)
Set shp = sld.Shapes.AddShape(1, 36, 500, 648 / AnzSeiten * sld.SlideNumber, 10)
‚Namensvergabe für den Progressbar; wird benötigt um den Balken später wieder löschen zu können.
shp.Name = „ProBar“ & sld.SlideNumber
shp.Fill.ForeColor.RGB = RGB(0, 52, 104)
shp.Fill.BackColor.RGB = RGB(0, 52, 104)
Next
End Sub

Sub DelProbar()
For Each sld In ActivePresentation.Slides
For Each shp In sld.Shapes
If shp.Name Like „ProBar*“ Then
shp.Delete
End If
Next
Next
End Sub

Das Ergebnis sollte in etwa so aussehen:

VBA Code Fenster mir eingefügtem Code
VBA Code Fenster mir eingefügtem Code

Schließen Sie nun das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications …“ und klicken Sie anschließend im Menüband „Entwicklertools“ auf „Makros“.

Makros ausrufen
Makros ausrufen

Jetzt öffnet sich ein kleines Fenster, hier sind nun die Makronamen: „DelProbar“ und „EinfProbar“ zu sehen.

Macro Übersicht
Macro Übersicht

Wählen Sie den Eintrag EinfProbar und klicken Sie auf „Ausführen“.

Sie haben es  geschafft: Auf jeder Folie der Präsentation taucht nun am unteren Rand ein Fortschrittsbalken auf. Die Balkenlänge erweitert sich auf jeder Folie um einen bestimmten Betrag  – abhängig von der Anzahl der Folien in der Präsentation.

Folienübersicht mit Fortschrittsbalken
Folienübersicht mit Fortschrittsbalken

Anmerkung:

Der Fortschrittsbalken wird nicht automatisch aktualisiert. Sollten Sie also Folien zu ihrer Präsentation hinzufügen oder die Folienreihenfolge ändern, muss der eingefügte Fortschrittsbalken mit dem Makro DelProbar entfernt und mit dem Makro EinfProbar wieder neu eingefügt werden. Diese Vorgehensweise muss auch angewendet werden, wenn Sie das Layout des Balkens verändern (siehe Layoutoptionen).

Schritt 3: Speichern im PPTM Format

Damit Ihre Mühen nicht umsonst waren, ist folgender Schritt wichtig: Wollen Sie Ihre Änderungen beim nächsten Öffnen der Präsentation sehen, müssen Sie die PowerPoint Präsentation als .pptm, also „PowerPoint mit Makros“ speichern.

Als PPTM speichern
Als PPTM speichern

Diese Prozedur muss man zwar für jede Präsentation neu durchführen, aber wer das einmal geschafft hat, dem sollte es beim zweiten Mal leicht von der Hand gehen.

Layoutoptionen

Bei diesem Beispiel handelt es sich um eine sehr einfache Darstellung, die man ohne großen Aufwand an die eigenen Bedürfnisse anpassen kann. Hierzu sind nur kleine Änderungen im Programmcode notwendig.

Möchten Sie eine andere Form verwenden, die Position ändern oder die Größe der Form anpassen, so können Sie dies alles in einer Programmzeile bewerkstelligen.

‚AddShape Parameter(Form (1=Rechteck), Abstand von links, Abstand von oben, Breite, Höhe)
Set shp = sld.Shapes.AddShape(1, 36, 500, 648 / AnzSeiten * sld.SlideNumber, 10)

Ersetzen Sie z.B. die erste Zahl in der Klammer durch eine 33, so wird aus dem Rechteck ein Pfeil. Eine Liste, welche Formen verwendet werden können, finden Sie hier.

Für die richtige Position und Größe spielen Sie einfach ein wenig mit den anderen Zahlen in den Klammern. Aber Vorsicht! Ändern sie nichts an dem Berechnungsteil (/AnzSeiten * sld.SlideNumber). Hier wird anhand der Anzahl der Folien für jede Seite die Länge des Balkens berechnet.

Ein wenig Experimentierfreude ist auch gefragt, wenn Sie die Farbe des Fortschrittbalkens ändern möchten. Suchen Sie sich den gewünschten RGB-Code, der Ihren Farbvorstellungen entspricht und tragen Sie diesen in die beiden folgenden Zeilen ein:

shp.Fill.ForeColor.RGB = RGB(0, 52, 104)
shp.Fill.BackColor.RGB = RGB(0, 52, 104)

Und nicht vergessen, wenn Sie irgendwelche Einstellungen geändert haben oder sich die Anzahl der Folien in Ihrer Präsentation geändert hat, löschen Sie die Fortschrittsanzeige mit dem Makro DelProbar und erstellen Sie ihn mit dem Makro EinfProbar neu.

Nun liegt es an Ihnen, den Code z.B. in Ihren Foliemaster oder eine Präsentationsvorlage einzubauen.

Viel Spaß damit!

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