Microsoft Project: Projekte, Vorgänge und Meilensteine anlegen

1. Einleitung in Microsoft Project

Mit Microsofts Projektmanagement-Software „Project“ lassen sich Unternehmens-Projekte und deren Arbeitspakete kinderleicht planen, einteilen und in der Durchführung überwachen. Die Planung und die Strukturierung sind hierbei wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Projektmanagements. Die Grundlage hierzu bildet in MS Project die Netzplantechnik, dargestellt mittels eines Gantt-Diagramms.

MS Project Funktionen: Projekte, Vorgänge und Meilensteine

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2. Projekt in MS Project anlegen und einrichten

Nach dem Programmstart kannst du im Startfenster ein neues Projekt anlegen. Der erste und wichtigste Schritt ist danach die Pflege von Start- und Endtermin unter „Projektinformationen“ (Reiter „Projekt“). Die Einstellung „Berechnung von: Projektanfangstermin“ sorgt dafür, das MS Project das Projektende automatisch aus dem Starttermin plus der Dauer der Vorgänge ermittelt.

3. Vorgänge und Vorgänger in MS Project erfassen

Ähnlich wie in Excel lassen sich Arbeitspakete, in Project „Vorgang“ genannt, einfach listenartig untereinander eingeben. Die voreingestellte Vorgangsmodus „Manuell geplant“, dargestellt über die hellblaue Pin-Nadel, bietet zum Einstieg die beste Übersicht über den Projektablauf. In der dritten Spalte „Dauer“ kannst du die geplante bzw. wahrscheinlich benötigte Zeit zum Erledigen des Vorgangs einstellen. Zusätzlich gibst du das Anfangsdatum des jeweiligen Vorgangs ein, das Enddatum ermittelt MS Project automatisch aus dem ausgewählten Anfangsdatum zuzüglich der eingestellten Vorgangsdauer.

Des Weiteren lässt sich über die Spalte „Vorgänger“ die aus
der Netzplantechnik bekannte Reihenfolge der verknüpften Arbeitspakete (Vorgänge) festlegen, in dem du die Vorgangsnummer des einen Vorgangs bzw. ggf. mehrerer Vorgänger (semikolon-getrennt) eingibst. Hieraus ermittelt sich,
abzulesen am letzten Vorgang, das Enddatum des Projektes.

Rechts neben der Vorgangsliste siehst du in MS Project die Darstellung der Vorgänge (Balken) und der Abhängigkeiten (Pfeile) im Gantt-Diagramm:

4. Meilensteine in Microsoft Project anlegen

Wenn du Vorgänge mit der Vorgangsdauer „0“ anlegst, werden diese automatisch als Meilensteine dargestellt, mit denen sich Zwischenziele und abgeschlossene Teilprojekte darstellen lassen. Im Gantt-Diagramm wird diese speziellen Vorgangsart als Raute mit nebenstehendem Datum dargestellt:

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Christopher Methler ist als Autor und Trainer für INCAS Training im Einsatz und Microsoft Office Experte. Er hat diesen Artikel für dich verfasst, um dir die ersten Schritte in MS Project näherzubringen!