BlogOutlook-Kalender: Termine und Besprechungen effektiv planen

Outlook-Kalender: Termine und Besprechungen effektiv planen

 

1. Einleitung

Nahezu jeder, der im beruflichen, vereinsseitigen oder privaten Umfeld Microsoft Outlook einsetzt, verwendet zu über 90% der Nutzungszeit das E-Mail-Module, um mit Mitarbeitern, Kollegen oder Freunden zu kommunizieren. Die übrigen 10% gehen größtenteils an das Kalender-Feature von Outlook, mit dem sich der Arbeitsalltag, dank der mitgelieferten Möglichkeiten der Terminplanung und Besprechungs-Organisation, sehr gut strukturieren lässt.

 

Wer das Modul „Kalender“ in Outlook über das Menü aufruft, nutzt hierzu die Schaltflächen am unteren linken Rand des Fensters, ähnlich wie der Tabellenblattwechsel in Excel funktioniert.

 

2. Outlook-Kalender passend einrichten

Nachdem Sie in den Kalender gewechselt haben, sehen Sie eine voreingestellte Kalenderansicht, die sich mit Hilfe der passenden Schaltflächen im Menüband optisch anpassen lässt. So können Sie wählen zwischen den Ansichten „Woche“, „Arbeitswoche“, „Tagesansicht“ oder „Monat“. Während sich die Wochen- bzw. Arbeitswochenansichten, die 5- bzw. 7-Tage auf einen Blick darstellen, anbieten, lässt sich in der Tagesansicht zu wenig vorrausschauend planen und in der Monatsansicht nicht wirklich viel an Details erkennen. Tipp: Für die Ansicht „Arbeitswoche“ lassen sich über „Datei“ -> „Optionen“ -> „Kalender“ die Arbeitstage, z.B. Mo-Fr oder Mo-Sa, sowie die Arbeitszeiten festlegen.

 

Auf der linken Seite des Kalenderfensters sehen Sie den aktuellen und den Folgemonat in einem Miniaturkalender, der aktuelle Tag ist blau hinterlegt. Im Bereich unten Links sehen Sie darüber hinaus eine Liste der vorhandenen Kalender, über die Menüschaltfläche „Kalender öffnen“ -> Freigegebenen Kalender öffnen“ können Sie sich die Kalender Ihrer Kollegen hinzufügen, sofern diese Ihren Kalender freigegeben haben (dazu später mehr). Diese Kalender lassen sich, farblich getrennt, nebeneinanderlegen, so dass Sie stets die Termine der Kollegen im Blick haben.

 

 

Über den kleinen Pfeil am Reiter des jeweiligen Kalenders lassen sich die Kalenderblätter der unterschiedlichen Personen übrigens übereinanderlegen (siehe Markierung im oberen Bild).

3. Termine in Outlook eintragen

Kommen wir nun zur Planung von Terminen und Besprechungen. Moment, wieso unterscheidet Outlook das? Wir vermischen diese beiden Begriffe gerne, für Microsoft gibt es eine klare Unterscheidung: Ein Termin ist ein Solo-Event, also etwas, wo nur Sie für sich allein einen Zeitraum blocken, beispielsweise „telefonische Kundenakquise (9-10 Uhr)“ oder „Arztbesuch (7-7:30 Uhr). Im Gegensatz dazu ist eine Besprechung eine spezielle Art des Termins, an dem mehrere Personen teilnehmen, die der Besprechungsorganisator in der Regel über Outlook einlädt.

 

Über die Schaltfläche „Neuer Termin“ oder per Doppelklick auf einen Bereich in Ihrem Kalenderblatt fügen Sie also nun einen neuen Termin ein. Es öffnet sich ein neues Fenster:

 

Geben Sie dem Termin einen aussagekräftigen Titel und achten Sie auf die korrekten Daten bei „Beginn“ und „Ende“. Ein „Ort“ ist bei einem Termin nicht so wichtig, denn Sie wissen ja in der Regel selbst, wo Ihr Termin stattfindet.

 

In Outlook unterscheidet man verschiedene Arten von Terminen: „Gebucht“ (seit 2019), „Beschäftigt“ (bis 2016) „Abwesend“ (bis 2016), „Außer Haus“ (seit 2019), „Frei“ oder „An einem anderen Ort tätig“ (seit 2019). Stellen Sie die passende Terminart ein, je nachdem ob Sie einen Termin im Haus haben und demnach „Gebucht“ bzw. „Beschäftigt“ sind, einen externen Termin haben und somit „Außer Haus“ bzw. „Abwesend“ oder ob Sie von einer anderen Unternehmensfiliale oder dem Homeoffice aus arbeiten. In letzterem Fall wäre „An einem anderen Ort tätig“ die korrekte Terminart. Die Einstellung „Frei“ nutzt man in der Regel für Erinnerungen, die meinen Kalender nicht für andere Termine blockieren, wie z.B. Geburtstage.
Nutzen Sie im benachbarten Drop-down-Feld „Erinnerung“ die Möglichkeit, sich an Ihre Termine erinnern zu lassen und achten Sie dabei auf eine frühzeitige Erinnerung (intern: 30 Min, extern, je nach Anfahrt 60-90 Min). Für wiederkehrende Termine lässt sich über die Schaltfläche „Serientyp“ das gewünschte Wiederholungs-Intervall einstellen.

4. Besprechungen in Outlook organisieren

Über die Schaltfläche „Neue Besprechung“ planen wir nun ein Meeting mit Kollegen. Das sich öffnende Fenster sieht ähnlich wie das eines Termins aus, hat aber einen wichtigen Unterschied: Die Möglichkeit, Teilnehmer hinzuzufügen und Einladungen an diese zu versenden.

 

Nachdem Sie auch hier den aussagekräftigen Titel und das gewünschte Datum eingegeben haben, geben Sie einen Ort ein. In der Regel handelt es sich hierbei um einen Besprechungsraum. Jetzt laden Sie die Teilnehmer ein. Aber woher wissen wir, ob unsere Kollegen überhaupt Zeit haben? Möglicherweise sind diese zu diesem Zeitpunkt gar nicht im Haus oder haben eine andere Besprechung. Hierzu nutzen wir die Schaltfläche bzw. den Reiter „Terminplanungs-Assistent“, mit dem sich eine Ansicht mehrerer Kalenderzeiträume untereinander erzeugen lässt.

 

Geben Sie im linken Bereich die Namen der gewünschten Mitarbeiter
ein und Sie sehen sofort, ob der Kalender in dem Zeitfenster der geplanten Besprechung frei (kein Balken) oder belegt ist (blauer oder lila Balken). Sollten zu viele der erforderlichen Teilnehmer keine Zeit haben, können Sie in diesem Fenster direkt einen freien Zeitraum suchen. Auch einen freien Raum können Sie ggf. auf diese Art finden, falls diese in Outlook buchbar hinterlegt sind. Anschließend wechseln Sie wieder zurück in die Besprechungsansicht. Schließen Sie die Eingaben ab, in dem Sie ggf. noch Informationen zur Tagesordnung im unteren Bereich hinterlegen und klicken Sie auf „Senden“.

Als Besprechungsorganisator werden Sie die Antworten der Teilnehmer erhalten, die in der Einladungs-E-Mail auf „Zusagen“, „Ablehnen“ oder „Mit Vorbehalt“ klicken. Sollten Sie ein paar Tage vor der Besprechung von einigen Teilnehmern noch keine Rückmeldung erhalten haben, lohnt es sich telefonisch nachzufassen und um Antwort zu bitten. Anderenfalls können Sie die Besprechung verschieben, die Teilnehmer bekommen dann eine Aktualisierungs-E-Mail über den geänderten Zeitpunkt / Raum.

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