Pivot Tabellen übersichtlich gestalten

Die folgende Abbildung zeigt bereits das Ziel: Aus der Datenliste links wurden drei Felder – Material, Verkäufer und Umsatz – in eine geordnete Pivot Tabelle gebracht, in der alle Felder eine eigene Spalte haben.

Im Bonusteil erfährst du, wo du einstellst kannst, dass alle neuen Pivot Tabellen automatisch das Gliederungslayout erhalten.

Pivot Tabellen gliedern

In diesem Beispiel soll der Umsatz von den zwei Feldern Material und Verkäufer gezeigt werden. So geht’s:

• Öffne die Mappe mit der Datenliste und klicke in die Liste.
• Wähle die Befehlsfolge Einfügen / Pivot Table. Kontrolliere unbedingt, ob im Feld Tabelle/Bereich alle Zellen deiner Datenliste markiert sind. Sieh dir dazu auch den ersten Blogbeitrag zum Thema Pivot an. Klicke auf OK.
• Ziehe zuerst das erste Feld Material in die Box Zeilen. Ziehe im Anschluss das zweite Feld z. B. Verkäufer auch in die Box Zeilen unter den Eintrag Material.
• Ziehe nun das Feld Umsatz bzw. das Feld, welches du berechnen möchtest, in die Box Werte. In dieser Box rechnet die Pivot Tabelle für dich. Wenn du ein Zahlenfeld in die Box Werte ziehst, werden die Inhalte summiert, Texte werden gezählt. Sollte bei dir nicht die erwartete Berechnung erscheinen, sieh dir dazu auch den ersten Blogbeitrag zum Thema Pivot an.
• Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Zahl in der Pivot Tabelle und wähle den Befehl Zahlenformat. Stelle das gewünschte Format ein und bestätige mit OK.

Diese Darstellung der Pivot Tabelle ist der Kurzbericht. Alle Felder in der Box Zeilen werden in der Spalte A dargestellt. Das Filtern nach einem Material oder einem Verkäufer ist etwas komplizierter. Nachdem du in der Zelle auf das Filtersymbol geklickt hast, musst du das Feld auswählen, nach dem du filtern willst. Erst dann steht dir die gewünschte Auswahl zur Verfügung. Das kannst du ändern:

• Klicke in die Pivot Tabelle, aktiviere die Registerkarte Entwurf und klicke auf die Schaltfläche Berichtslayout. Wähle den Eintrag Im Gliederungsformat anzeigen.

Nun steht das Material in der Spalte A und die Verkäufer in der Spalte B. Ab jetzt ist das Filtern nach Werten viel einfacher, da jede Spalte ihr eigenes Filtersymbol besitzt.

Hinweis: Wenn du den Eintrag Im Tabellenformat anzeigen wählst, erhält auch jedes Feld eine eigene Spalte. Die Zwischensumme wird dann nicht über, sondern unten den Werten angezeigt.

Bonusteil: So erhältst du ab jetzt immer direkt das Gliederungsformat

Du kannst bei den Optionen einstellen, dass jede neue Pivot Tabelle nicht mehr im Kurzformat, sondern im Gliederungsformat erstellt wird.

• Wähle die Befehlsfolge Datei / Optionen.
• Klicke links auf die Kategorie Daten und anschließend auch die Schaltfläche Standardformat.
• Wähle im Feld Berichtslayout das gewünschte Format z. B. Im Gliederungsformat anzeigen aus und klicke zweimal auf OK.

Ab jetzt wird jede neue Pivot Tabelle, die du erstellst, direkt im Gliederungsformat angezeigt. Somit sparst du ab jetzt bei jeder neuen Pivot Tabelle mehrere Mausklicks.