Wofür ist InCopy eigentlich gut?

Oft herrscht Unklarheit darüber, für wen oder was die vielen Programme im Creative-Cloud-Abo eigentlich sind. Mit dieser Reihe wollen wir etwas Licht ins Dunkle bringen. Heute geht es um InCopy.

InCopy versus InDesign

InCopy wird gerne als “kleine Schwester” vom großen InDesign bezeichnet. Sie sei ein, in ihren Möglichkeiten und Werkzeugen beschnittenes InDesign. Das stimmt so nicht ganz, soll für den Anfang aber mal so stehen bleiben. Wenn du vorab die Indesign Basics brauchst, empfehlen ich dir unsere Schulung InDesign Grundlagen.

Auf jeden Fall ist InCopy in der Lage, InDesign-Dateien zu öffnen. Das Programm wurde zeitgleich und parallel mit InDesign von Adobe entwickelt und ist heute (2021) schon über 20 Jahre alt.

InCopy ist übrigens eines von nur 3 Programmen, die InDesign-Dateien öffnen können (InDesign, InDesign-Server und InCopy). Es stellt InDesign-Dateien exakt gleich dar, indem es den gleichen Programmcode nutzt – wohl die wichtigste Voraussetzung, damit sowohl InCopy- als auch InDesign-Anwender die gleiche Dokumentenansicht sehen und mit dieser arbeiten können.

InCopy – gemacht für redaktionelles Arbeiten

Genau für diesen Zweck hat Adobe InCopy entwickelt: Gemeinsames redaktionelles Arbeiten soll unterstützt und erleichtert werden. Der Prozess zwischen Gestaltung und Redaktion läuft dann, wie folgt:

Die Gestaltung legt die Optik fest. Seiten, Farben, Absatz- und Zeichenformate, Textrahmen, Bilder und Bildrahmen und so weiter. Dann legt sie fest, welche Inhalte von der Redaktion bearbeitet werden dürfen und welche nicht. Die Daten werden dann diesbezüglich in InDesign für die Bearbeitung in InCopy vorbereitet.

Die Redaktion kann die InDesign-Datei in InCopy öffnen und die Texte in den vorgesehenen und zur Bearbeitung freigegebenen Textrahmen bearbeiten bzw. befüllen. Wenn zu viel Text im Rahmen ist, gibt es Übersatz – ist zu wenig Text im Rahmen, entsteht Leerraum.

Technisch passiert Folgendes: die InDesign-Daten werden “für InCopy exportiert”. Das bedeutet, dass die festgelegten Textrahmen und ggf. darin befindlichen Texte in “icml”-Dateien abgelegt werden. Das können mit unter sehr viele Dateien werden, da InDesign für jeden “Textabschnitt” eine icml-Datei erstellt.

Seit ein paar Versionen funktioniert dieser Export, und damit auch die Bearbeitungsmöglichkeit in InCopy, auch für Bilder. Das heißt, nun kann auch die Redaktion Bilder in dem vorgegebenen Rahmen verschieben und skalieren.

Zur Wiederholung: Die Gestaltung legt fest, ob und welche Text- und Bildrahmen inhaltlich bearbeitet werden dürfen und welche nicht! Nur die “freigegebenen” Rahmen können in InCopy von der Readaktion bearbeitet werden.

Ein weitere sehr wichtige Bedingung für einen reibungslosen Bearbeitungsablauf ist, dass Redaktion und Gestaltung nicht gleichzeitig an einem Rahmen arbeiten können. Daher müssen alle Beteiligten Texte und Bilder, die für InCopy exportiert wurden, auschecken und nach der Bearbeitung wieder einchecken. So wird vermieden, dass zwei Personen zur gleichen Zeit an einer InDesign-Datei arbeiten.

Die Denkweise kommt von den Ursprüngen von InCopy. Denn in den ersten Versionen des Programms konnte man es nur mit Unterstützung eines Redaktionssystems nutzen. Wenn man ein solches einsetzte, übernahm dieses die Logistik der Dateien. Es regelte also, wo indd- und icml-Dateien lagen, wer sie nutzen durfte und wer welche Datei aktuell nutzte.

InCopy kann auch ohne Redaktionssystem genutzt werden

Seit einiger Zeit ist die Nutzung von InCopy ohne ein Redaktionssystem möglich und damit nun für kleinere Teams interessant. Die Begrifflichkeit ein– und auschecken ist geblieben.  

Nun ist es aber möglich, dass ein InCopy-Anwender eine InDesign-Datei öffnet, obwohl diese aktuell bereits in InDesign geöffnet ist. Wie kann das sein? Wie bereits beschrieben, kann man in InCopy keine InDesign-Datei bearbeiten, sondern nur die freigegebene Texte und Bildrahmen, die ausgecheckt wurden.

Was heißt das konkret? Durch den Export der InDesign-Datei für InCopy entstehen eine ganze Menge icml-Dateien, die schön ordentlich in einem Ordner neben der InDesign-Datei liegen. Daher kann jemand die InDesign-Datei öffnen, und gleichzeitig können beliebig viele InCopy Anwender diese ebenfalls öffnen – aber eben nur öffnen und ansehen.

Die Gestaltung kann in InDesign ihrer Arbeit nachgehen: An Seiten arbeiten, Farben verändern, Objekte hinzufügen und bearbeiten, und so weiter. Möchte sie jedoch an einem für InCopy exportierten Text oder Bild inhaltlich arbeiten, muss sie das Gleiche tun, wie die InCopy-Anwender: Sie muss den Text oder das Bild “auschecken”. Danach ist dieser Text oder dieses Bild für andere User nicht mehr “auscheckbar”, denn es wird jetzt bearbeitet. Nach getaner Arbeit wird der Bereich wieder „eingecheckt“ und der Text oder das Bild steht anderen wieder zur Verfügung.

Ist die redaktionelle Arbeit beendet, drückt der InDesign-Anwender auf zwei Knöpfe in InDesign und die Bearbeitung in InCopy ist nicht mehr möglich.

Für wen ist InCopy das Werkzeug der Wahl?

Ich denke, es ist klar geworden, dass die Entscheidung mit InCopy zu arbeiten vom ganzen Team gefällt werden muss, denn ohne die Vorbereitung in InDesign geht nichts.

Zudem muss sich das Team eingehend darauf einigen, wie der Prozess aussehen soll. Also wann der Prozess startet, wer ihn startet, welche Teile der InDesign-Datei für InCopy exportiert werden und welche nicht.

InDesign und InCopy bieten keine Kommunikationsmöglichkeiten, das heißt, man muss auf anderen Wegen kommunizieren und sich informieren.

Leider bietet InCopy nicht viel Flexibilität für die Regelung der Rechte. Adobe legt fest, was ein InCopy-Anwender tun darf und was nicht. Der InDesign Anwender kann lediglich entscheiden, mit welchen Teilen der InDesign-Datei dies dann möglich ist. Zum Beispiel: Ein InCopy-Anwender kann, wenn er einen Textrahmen auschecken darf, jedes verfügbare Absatz- und Zeichenformat anwenden und den Text nach Belieben formatieren. Es gibt keine Möglichkeit seitens des InDesign Users das zu unterbinden. Andersherum kann der InCopy-Anwender keinen Textrahmen vergrößern, wenn z.B. noch Platz für eine weitere Zeile gebraucht wird.

Wie gesagt: Es wird nur der redaktionelle Prozess unterstützt, den Adobe sich vorstellt. Passt dein Prozess und passen deine Anforderungen nicht, dann ist InCopy nicht die richtige Wahl.

Es gibt noch ein weiteres Problem: Leider kann für die Zusammenarbeit eines Teams mit InDesign- und InCopy-Anwendern nicht mit den synchronisierten Ordnern des Creative-Cloud-Abos gearbeitet werden. Die Frage, wie die Dateien zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden sollen, vor allem in Zeiten von Homeoffice, muss mit anderen Tools oder Prozessen (z.B. DropBox, OneDrive oder VPN) gelöst werden. Warum Adobe diesen Prozess nicht unterstützt ist natürlich in gleichem Maße ärgerlich wie unverständlich!

InCopy & InDesign – das Zusammenspiel

Apropos “Zusammenarbeit”. InDesign und InCopy bieten eine E-Mail-basierte Kommunikation an. Die Daten (InDesign-Datei und icml-Dateien) können in Paketen bequem per E-Mail ausgetauscht werden. Das sei der Vollständigkeit halber erwähnt.

Passt die Funktionsweise und der Adobe-InCopy-Prozess zur eigenen Arbeitsweise, dann ist InCopy eine wunderbare Erweiterung und Arbeitserleichterung. Es gibt immer wieder Anwender, die kein InDesign benutzen wollen, weil es ihnen zu umfangreich, oder für ihre Bedürfnisse zu teuer ist (25 Euro monatlich für eine InDesign-Lizenz). Eine InCopy-Lizenz ist, ohne die restlichen Programme der Creative-Cloud, bereits für unter 6 Euro im Monat (Stand Oktober 2021) zu haben. Das kann z.B. interessant sein für Übersetzungsjobs oder die Endredaktion, bei der nur noch die Rechtschreibung geprüft wird.

InCopy in der Anwendung

InCopy ist recht einfach anzuwenden. Hat man das Prinzip des Ein- und Auscheckens begriffen, bietet InCopy alle Werkzeuge, die ein mit Text arbeitender Mensch wünscht: Rechtschreibprüfung, Änderungsverfolgung, Darstellung des Textes als Textfahne etc.. 

InCopy hat zudem noch ein paar Tricks drauf, die InDesign nicht kann. So gibt es das Konzept “Textmakros”. Ein Textmakro führt automatisch eine Kombination mehrerer Tastaturanschläge aus. Auf diese Weise lässt sich sowohl die Eingabe einfachen Textes (einzelne Wörter oder ganze Wendungen) als auch die Eingabe komplexer Textpassagen, wie formatierter Adressen, automatisieren. 

Unter dem Menü “Bearbeiten” findet man den Reiter “Vertauschen”. Dieser wird gewählt, wenn man während der Eingabe versehentlich zwei nebeneinander liegende Zeichen vertauscht hat. Hat man z. B. 1243 statt 1234 getippt, werden über den Befehl „Vertauschen“ die 4 und die 3 getauscht.